Dokumentationserstellung - Worauf ist zu achten?

Viele DLRG-Ortsgruppen haben gute Ideen für werbewirksame Veranstaltungen, doch oft mangelt es an genügend Geld für die Umsetzung. Gerade in Zeiten leerer Haushaltskassen werden die Werbeetats der Unternehmen und Firmen immer knapper. Umso wichtiger ist es nach erfolgreich mit Sponsorenhilfe durchgeführten Events, Dokumentationen hierüber zu erstellen.

Die Sponsoren interessiert natürlich zumindest, ob ihre Partnerschaft bei der Veranstaltung deutlich herausgestellt wurde. Ist eine weitere Veranstaltung geplant, helfen gut gemachte Dokumentationen von früheren Veranstaltungen, Firmeninhaber davon zu überzeugen, dass eine Unterstützung der DLRG sich für sie lohnen kann. Aber auch intern ist eine Dokumentation von Bedeutung: Als Dankeschön an die Helfer für den besonderen Einsatz bei einer Veranstaltung oder als Motivation und Arbeitshilfe für die Planung des nächsten Events.

Doch nicht nur für die lokalen Sponsoren sind Dokumentationen wichtig, auch die Wirtschaftspartner auf Bundesebene haben ein berechtigtes Interesse daran. Hierzu gehören zum Beispiel die Veranstaltungsberichte für das DLRG-NIVEA-Kindergartenprojekt. Auch für Bewerbungen um das "Grüne Band", BEMA-Preis oder den "Nivea Delfin" werden sie erwartet. Stets entscheidet neben der hervorragend geleisteten Arbeit auch die Qualität der eingereichten Dokumentationen nicht unerheblich über Erfolg oder Misserfolg einer gewünschten Folgeunterstützung oder Bewerbung.

Nachfolgend haben wir deshalb zusammengestellt, worauf es bei einer guten Dokumentation ankommt und welche Fehler erfolgreich vermieden werden können:

1. Achten Sie auf die äußere Form. Benutzen Sie mindestens ein DIN A4-Format.

2. Machen Sie ein ordentliches Deckblatt mit der genauen Bezeichnung der Dokumentation. Vergessen Sie nicht den Ort und das Datum (oder Jahresangabe) der Erstellung. Falls möglich, gestalten Sie die Dokumentation farbig. Verwenden Sie ein oder zwei Schmuckfarben.

3. Schreiben Sie mit dem Computer. Das wirkt sauberer.

4. Fügen Sie alle Belege bei. Bei Sponsorenbeteiligung darauf achten, dass diese in Zeitungsartikeln erwähnt werden oder zumindest auf den beigelegten Fotos erscheinen.

5. Kleben Sie Fotos der Veranstaltung ein oder machen Sie Farbkopien der Fotos.

6. Achten Sie bei einer Bewerbung auf Ihre Formulierungen. Benutzen Sie keine Leerformeln (z.B. "Wir betreuen pädagogisch"). Erklären Sie, was genau damit gemeint ist, und erläutern Sie Ihre Arbeit möglichst detailliert.

7. Geben Sie einen kompetenten Ansprechpartner mit Telefonnummer (dienstlich und privat) für eventuelle Rückfragen und die Zeit seiner Erreichbarkeit an.